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不懂时间管理的本质,你就只能越来越忙

时间:2019-11-18 09:12    作者:     点击:

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(图片来历:摄图网)

本文转载自微信大众号:艾菲的抱负(ID:xiaoyaolsh),作者:艾菲

问你一个“脑洞很大”的问题:

假定你跟水浒里的“神行太保”戴宗一同步行动身(水浒描绘他能日行八百里)去往同一目的地,终究谁会赢? 

你必定会说:“当然是他了,他但是神行太保,走路速度比我快得多。” 

但是,假定你们的目的地都是东方,但戴宗因动身时没有留心和核对方向,走向了西方,而你则一向向着东方前行,那么终究又是谁会赢呢? 

你必定会说:“当然是我了。” 

为什么? 

由于走路的功率虽然十分重要,但是还有比它更能决议你抵达目的地快慢的要素,那便是:

方向的正确性。

前者是走路的功率问题,后者是走路的效能问题。疏忽后者谈前者,终究的成果就只能是“白忙活了一场”。

其实,时刻办理也相同遵从这一道理。

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高手的时刻办理之道

高手的时刻办理之道是:先进步时刻办理的效能,再进步时刻办理的功率。

1、什么是时刻办理的功率? 

时刻办理的功率说的是:单位时刻内完结的作业量。所以,假设想进步时刻办理的功率,就要重视“正确的办法”,比方:想办法进步单位时刻内的留意力、添加单位作业时刻内呈现“心流”的长度与次数等。 

"想看书却总被其他作业分神,现在我看一本书的速度是两个月。"

"这个下午原本要写下一年的品牌方案,但接了几个电话后,就什么创意都没了……"

这些都是时刻办理功率低下的问题。

2、什么是时刻办理的效能?

时刻办理的效能说的是:时刻的运用与方针完结之间的共同性,所以它重视的是“正确的方向”。 

大部分人在做时刻办理的时分,都是在用“西红柿时刻办理法”等办法尽力进步单位时刻的运用功率,以到达在平等时刻内集合更多留意力的成果。

但是,假设绕过效能去谈功率,也便是不考虑是否挑选了正确的方针,而仅仅重视“做完做好”,那就或许会奔驰在过错的路上,由此而来的成果便是:跑得越快,错的越远。 

正如办理学之父彼得·德鲁克所说:“没有比高功率做无用功更无用的事了。”

3、高手是怎么办理时刻的?

与普通人不同的是,高手首要重视的不是时刻的运用功率,而是时刻的运用效能。

由于假设你进步了时刻办理的效能,你就能在正确的道路上行走;这时如能继续进步时刻的运用功率,就能做到在正确的道路上狂奔。 

能够说,只需当你的时刻流向与你的人生方针保持共同时,关于时刻的办理才干到达“效能”的最大化;相反,则是效能的最小化。 

但是,详细又该怎样做呢?

要害在于两步: 

第一步:找到你的重要方针; 

第二步:确保时刻流向与方针的共同性。 

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—  第一步  —

找到你的重要方针

猎豹CEO傅盛在他那篇《认知三部曲》的文章中曾写到: 

“记住有段时刻,我十分忙,各种会议满天飞,功率很低。

我其时就想,莫非当年乔布斯比我更忙吗?归根结底仍是我的办理办法不对。

所以我不断诘问自己,假设我现在让作业时刻少一半,能不能做得更好? 

当我的脑海里不断显现这个问题的时分,我忽然认识到– 我忙的本源其实就在于自己认为太多作业很重要。

那么怎样才让办理变得更有功率呢? 

我想到问题的实质是要去削减实在所谓办理的量,一同添加判别的量。添加帮团队在要害点做决议和整理方针的量。

所以作业的中心就变成了培育做判别的才干,而不是勤勉作业的才干。

假定一下,假设只花一半时刻,作业能不能做得更好?

顺着这个方向想,许多作业就会不断要求去区分优先级。” 

这时,假定考虑的是“怎么才干进步时刻办理的功率?”或许“怎么才干多挤一点时刻出来?”,终究很或许会南辕北辙。 

幸亏,傅盛没有那样想,他想的是:我忙的本源是自己认为太多作业都很重要。 

所以,他开端“做减法”,雷厉风行的砍掉了那些看似很重要,但实则并不那么重要的作业,将自己的时刻和精力聚集在了对他而言实在重要的作业上 – 协助团队在要害点上做决议和整理方针。 

就这样,傅盛找到了自己的重要方针。 

相同,在《最重要的事只需一件》这本书中,作者加里·凯勒用他的亲身经历告知咱们,他是怎么经过找到自己的最重要方针而获得成功的。

在他创业的第一阶段,加里·凯勒用10年时刻创办了一家十分优异的公司。

他做得十分顺畅,决心满满,觉得公司很快就会把事务拓宽到全世界的各个国家。

但是,就在这个时分,公司忽然陷入了全面窘境,虽然他做了各式各样的尽力与测验,可事务仍是一团糟,没有任何起色。 

就在他陷入窘境、束手无策的时分,他的教师呈现了。 

教师问加里·凯勒:“你觉得如要改动现状,你需求做些什么?”加里·凯勒困惑地摇了摇头。

教师在墙上写下了14个要害职位,说:“你只需求做一件事就能改动整个公司的为难境况,那便是把我符号出来的14个要害职位指派给实在能够担任的人,只需你选对了这14个要害职位的人,整个公司就能朝好的方面开展。” 

加里·凯勒十分惊奇,他不相信困扰他这么久的处理方案竟会这么简略 – 仅仅找到14个人。

所以他问教师,这个处理方案是不是应该再略微杂乱点儿,多做几件事来扭亏为盈会不会比较稳妥。

教师简略有力地回答说:“不需求。耶稣只需求12个门徒,而你只需求14个要害职位上的人。” 

就这样,加里·凯勒做了一个十分严重的决议,他先把自己辞退了,从公司 CEO 的方位上退了下来,开端专心去找那14个要害职位上的人。

然后,用了不到3年时刻,这14个人就让公司完结了继续盈余,并且赢利接连10年以40%的速度添加,从一个地区性的公司敏捷生长为一个全国性的公司。 

谁知,这时新的问题又呈现了。 

这14个人虽然能完结他们许诺他的大部分作业,但有时分最重要的作业反而没能完结,导致全体作业陷入窘境。 

所以,加里·凯勒决议简化他们的作业,从“本周需求做的几项作业”到“本周最重要的三项作业”,再到“本周最重要的两项作业”,但仍是看不到效果。 

终究,他决议试试“只做一件事”这个办法。

他问他们:“你本周最重要的一项作业是什么?哪一项作业一旦完结,就能让其他作业变得简略或许不太重要?”

这个办法是他在失望中想到的,它带来了再一次的惊喜。这14个要害人的成绩直线上升。 

有了这样两次陷入窘境的经历,加里·凯勒因此而认识到了一个十分风趣的现象:每次公司获得巨大成功的时分,都是他专心于做一件事的时分。 

所以加里·凯勒想到了这样一个问题,每个人每天都有24小时,为什么有的人成功了,有的人失利了?

那些成功的人为什么能够完结更多的事,到达更高的方针,赚到更多的钱,具有更多的东西?

假设咱们把时刻当作一个人作业的原始本钱,那么每个人的原始本钱都是每天24小时。 

成功的人是怎样分配他们的原始本钱并得到远远超越他人的收益的? 

加里·凯勒认为答案便是:成功人士的全部行为和精力都紧紧围绕着他们的方针,他们成功,是由于他们抛弃了许多能够做但不是有必要做的作业,专心于最重要的作业。

现实上,无论是作业仍是日子,要想获得最好的效果,就要尽量缩小方针,不断在方针办理中进行权衡、挑选,不断考虑直到找到那个“最重要的一件事”或许是“最重要的三件事”。 

但是,这个办法却有违大多数人的信仰。 

他们认为想要做成大事,就要马不断蹄,就得把方案组织的很满,终究带来的成果便是:日程严重、压力巨大,但成功却离他们越来越远。 

由于,不管你的精力多么充分,你的睡觉时刻多么的短,也无法改动每天只需24小时的现实,也无法改动一个人寿数有限的现实。 

所以,最重要的事只需三件,乃至只需一件,但到底是哪一件呢? 

这时,你就需求问自己一个至关重要的问题:我能做的最重要的事终究是什么? 

加里·凯勒给出了一个十分有用的主张,那便是倒推法。

首要考虑长时刻方针,然后一步步往回想,倒推呈现在应该做的最重要的一件事终究是什么。 

现在,我就约请你来想一想: 

? 为了长时刻方针,我未来5年应该做的最重要的一件事是什么? 

?为了5年方针,我本年应该做的最重要的一件事是什么? 

? 为了本年的方针,我本月应该做的最重要的一件事是什么? 

? 为了本月的方针,我本周应该做的最重要的一件事是什么? 

? 为了本周的方针,我今日应该做的最重要的一件事是什么? 

? 为了今日的方针,我现在应该做的最重要的一件事是什么?

经过这样的自我发问,那件最重要的作业就能真相大白。

而这件最重要的事,代表的正是你的方针。

在不同的领域内,你或许需求确认不同的要害方针,比方:在日子中,你最重要的方针是什么?在作业中,你最重要的方针又是什么?或许只需一个,或许会有三个。 

假定你用了加里·凯勒的办法后仍没找到那件最重要的事,你能够再试着问自己这个问题:“完结了哪个方针,就能带动其他方针一同完结呢?”

假设找到了这些重要方针中的那个“要害”,你就等所以找到了撬动全部重要方针的那个“杠杆点”。当这个“杠杆点”被撬动时,其他许多方针就会随之自但是然的达到,而许多作业也会马上变少。

相反,假设你做的事总是那些“不重要”的事,一朝一夕,就会让自己总是处于“救火队员”的方位上,每天都是心急火燎的处理问题,但却不知处理的永久不是“本源性问题”或“体系性问题”,所以就被完全套牢、再也逃脱不开。

正如那句老话所说:“假设全部作业都平等重要,那就意味着它们都不重要。”

这便是一个十分简略的道理。

它是由一个清楚明了的条件推论出的:咱们在做任何事时,资源都是有限的。资源包含了时刻资源、精力资源、金钱资源等全部资源。

已然资源有限,那就不能将有限的资源分配在无限的作业中,而要去考虑应该怎么分配资源,以及应该聚集或重视在哪些最重要的作业上。

YC的合伙人杰西卡曾说:“在看了这么多公司之后,我发现关于草创公司来说最重要的质量便是专心。尤其是专心在产品和用户上。我能够轻易地列出来许多‘看起来像在尽力作业,但实际上对前期公司没什么协助的作业’,比方:和投资人喝个咖啡、去各种场合交际、给公司找各种“参谋”和一些公司“战略协作”,认为这样能添加用户在人们确实想要你的产品之前,花许多力气PR参与各种大会、在交际媒体上和人争辩等。”

确实,专心才是成功的要害法宝,只可惜这两个字写得简单,做得难。

我常常都会在确认了中心方针后,不知不觉的被其他作业或方针所招引,等回过神时,时刻现已曩昔很久了。

那么,关于这个问题又该怎么办呢?

—  第二步  —

确保时刻流向

与重要方针的共同性

想要确保时刻流向与重要方针的共同性,我想它的最好办法便是OKR。 

OKR作业法最早由英特尔公司创始人安迪·葛洛夫创造,并由约翰·道尔引进到谷歌运用,后在许多企业广泛运用。

什么是OKR? 

O代表你的方针(Objective),KR表明方针的要害成果(Key Results)。

方针意味着你想做的终究是什么事,要害成果表明你该怎么完结你的方针?以及怎么衡量你完结了哪个方针?

所以,想要找到O(方针)就得用咱们前面一段所说的办法,而想要确认能够完结O(方针)的那些KR(要害成果),便是咱们这儿将要讲的内容。

听起来仍是笼统,详细该怎么做呢?

我来拿自己举个比方吧。

比方:我为自己在本年设定的一个O(方针)是变得愈加健康。 

所以,为了完结这个O(方针),我设置了四个相应的KR: 

KR1是: 每天运动1小时,继续进步体能与心肺功用(身体不当令破例)。

KR2是: 8月起开端上瑜伽私教课,每周一次,拉伸身体、训练深层肌肉,与身体进行对话。 

KR3是: 养成杰出的作息习气,平常每天睡觉8小时,周末不睡懒觉,每晚9点后不再看手机,每晚11:30前睡觉。

KR4是: 经过更少糖、不过量、更均衡的饮食,合作之前所说的运动,在年末前减重9斤。

这便是我的一个全年OKR。

从中能够看到,每一个KR都是量化的,它们是完结方针的详细要害成果。

一旦这些KR被完结了,方针就会被完结。

相同,假设这些KR没被完结,方针天然也就无法完结。

当认真考虑并确立了OKR后,明显我就无法再像曾经那样,在年初时信誓旦旦的立下一个方针,谁知还没坚持一个月就抛弃了。

在有了OKR的办法后,我就能每天检核自己是否做到了当天的那些KR。

当总能做到那些KR时,我发现,自己离开端设定的方针已是越来越近了。

就像我在这个比方中所说:假设我想变得愈加健康,就需求经过做到以上四点KR得以完结。

所以,假设我在一个季度曩昔时,想来看看自己的年度方针进行的怎么样了,我就能够审阅一下这四个KR履行得终究怎么。

是否真有坚持每天运动一小时?是否真的做到了那些调整作息的作业?是否真的开端操练瑜伽?是否真的比曾经吃了更少的甜品和冰激凌?

当我找到了设定的KR与履行中的距离,我就会问自己这样一个问题:为什么会有这些距离?

然后,我会再想想,怎么才干更好的完结这些KR,以便能够终究完结我的O(方针)?

所以,OKR与咱们平常运用的清单办理绝非同一回事。

清单办理仅仅让你把要做的作业罗列出来,写出需求完结的时刻点,然后一项项去消除的时刻办理办法。

OKR的办法则是要你去将自己的最重要方针(O)首要考虑清楚,然后再去考虑与罗列完结重要方针需求做到的要害成果(KR),然后才是达到要害成果的详细使命。

前者说的是你能想到的所需完结事项清单,后者是依据重要方针而拟定的完结战略和使命。

可见,后者是那些需求你投入更多时刻精力去完结的重要作业,而非全部事项。

这一点至关重要,千万不要把清单办理与OKR办理相提并论。

依据这些准则,在为自己设置OKR的时分,还需再留意几点: 

1)它要有必定的挑战性 

70%的完结或许性便是一个比较有挑战性的规范。 

2)办理的周期 

能够以周为周期,一同进行月度和季度的回忆。 

3)精简准则 

假设O太多,那就意味着都不重要,所以方针最多5个。而每个O对应的KR也不能太多,一般也是五个以内,不然就会失掉聚集。 

4)继续跟进 

设置了OKR仅仅第一步,接下来还需继续跟进,定时回忆、复盘并在需求的时分从头调整或拟定方针。 

能够说,只需让你的OKR融入日子和作业,它的效果才会充分发挥。

那时,它就会像一个指北针,一直指引着你向着正确的方向上行进,不会迷失也不会无序。 

5)KR(要害成果)要有量化 

比方:进步15%的转化率;每天睡够7小时。 

6)OKR不是你仅有要做的事,而是你有必要要做的事。 

所以,千万千万不要把你的每个方针和使命都塞入到你的OKR里,假设那样做,终究的成果就会是:什么也得不到。

终究的话

什么是高手的时刻办理战略? 

高手的时刻办理战略便是:先确保时刻办理的效能,也便是方针的正确性;然后再进步时刻办理的功率,即单位时刻的运用率。而进步时刻办理效能的最重要办法便是确保你的时刻流向与你的重要方针是共同的。 

作者简介

艾菲,深度考虑者,全球认证优势教练&个人生长教练,前美国财富五百强公司大中华区市场部负责人。重视微信大众号:艾菲的抱负(ID:xiaoyaolsh),夯实“思想跃迁”与“自我认知”两大柱石,成为实在且闪闪发光的自己。

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